TO DO LIST: A solução para as mil coisas que você tem para fazer

 

Mil? Duvideodó!!! Se tiver umas 100 já é muuuito.

No auge da meu pânico pela desorganização e o excesso de tarefas, contei 68 coisas importantes para fazer quando lancei tudo numa lista do que fazer – TO DO LIST.

Para começar, vamos chamar essas coisas de tarefas.

Como cada pessoa tem diferentes estilos, vamos descrever da maneira mais simples e que poderá ser turbinada posteriormente com recursos tecnológicos.

Pegue uma folha de papel e monte uma tabelinha conforme segue:

 

1. Escreva todas as coisas que você precisa fazer para poder ficar sem fazer nada (no fundo o objetivo é esse, embora não seja politicamente correto explicitá-lo). Não se importe com qualquer tipo de ordenamento, apenas “vomite” tudo no papel.
2. Eleja as variáveis que definirão a ordem de prioridade para execução das tarefas. Eu recomendo no máximo três variáveis, as quais você poderá escolher entre as que seguem ou outras que julgar coerentes: Urgência, Pressão Externa, Relevância, Dificuldade de Execução, Retorno Financeiro etc.
3. Atribua valores de acordo com o nível atual de cada variável, sendo:
   • (3) Alto
   • (2) Médio
   • (1) Baixo
4. Preenchido todos os valores de todas as tarefas, é só multiplicar as variáveis. As tarefas com resultado mais alto são as mais prioritárias e consequentemente, as que deverão ser executadas antes.

Obviamente existem muitos recursos para turbinar este processo, que passam desde uma planilhinha no Excel até aplicativos on line específicos para este fim e com muitos recursos adicionais.

Eu testei vários deles e posso recomendar, sem medo de errar, que o TOODLEDO (www.toodledo.com) foi o que mais atendeu as minhas expectativas, pois contém algumas características interessantíssimas:

• Acesso on line por qualquer computador, sem necessidade de download.
• Aplicativos específicos para o iPad e iPhone.
• Sincronização simultânea em todos os dispositivos.
• Desenvolvido de acordo com o método GTD (Getting Things Done de David Allen), o qual será assunto do próximo post desta seção de Gestão da 1ª Pessoa.

Importante finalizar com o alerta de que esta ferramenta não é mágica e você continuará com um montão de coisas para fazer, mas a diferença é que quando está tudo anotado numa TO DO LIST, é como se formasse uma FILA organizada das suas atividades, acabando com a bagunça.

Claro que existem interrupções e outras atividades vão entrando ou furando a sua FILA, mas posso garantir que utilizando esta ferramenta, você ficará menos estressado, correrá o risco de produzir muito mais e consequentemente, realizar-se muito mais.

por Alessandro Finardi